Grundsätze der Datenerhebung und Datenverarbeitung (Datenschutz)
Im Helmstedter Tennis-Verein e.V.

1. Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Helmstedter Tennis-Vereins e.V. werden unter Beachtung der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten der Mitglieder des Helmstedter Tennis-Vereins e.V., d.h. Vereins-Ansprechpartner und Mitgliederdaten erhoben, gespeichert, verarbeitet genutzt und übermittelt.

2. Insbesondere werden durch den Helmstedter Tennis-Verein e.V. folgende personenbezogene Daten von Mitgliedern (Mitgliederdaten) erhoben, gespeichert, verarbeitet, genutzt und übermittelt:

• Name, Vorname,
• Geschlecht
• Anschrift,
• Funktionen im Verein,
• Geburtsdaten,
• Beruf (für Zwecke von internen Arbeitseinsätzen)
• Spartenmitgliedschaft
• Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse
• Bankverbindung
• Datum des Vereinsbeitritts

3. Jedem Vereins-Mitglied ist eine Vereinsnummer zugeordnet.

4. Die Datenerhebung, Speicherung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung dient auschließlich der Mitgliederverwaltung, der Einziehung von Vereinsbeiträgen sowie der der Zustellung von Einladungen, Rundschreiben und ähnlichen Mitteilungen.

5. Zugang zu Mitgliederdaten erhalten nur Personen, die im Helmstedter Tennis-Vereins e.V. eine Vorstands-Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Der Zugang ist auf die Mitgliederdaten beschränkt, deren Kenntnis für die Ausübung dieser Funktion erforderlich ist.

6. Der Helmstedter Tennis-Vereins e.V. kann die zur Ermöglichung des Spielbetriebs erforderlichen Mitgliederdaten (insbes. Vorname, Name, Geschlecht, Geburtsjahr, Vereins-, Verbandszugehörigkeit, Mannschaft, Spiel- und Wettkampfergebnisse, Rangliste) in zentralen Tennis-Informationssystemen (z.B. nuLiga) einstellen und veröffentlichen. Solche Informationssysteme können in Übereinstimmung mit den Vorgaben des BDSG von den Verbänden oder dem Deutschen Tennis Bund selbstständig oder in Kooperation sowie durch beauftragte Dritte betrieben werden.

7. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehenden Speicherung, Verarbeitung, Nutzung oder Übermittlung personenbezogener Daten ist dem Helmstedter Tennis-Vereins e.V. erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet oder berechtigt ist oder die betroffenen Mitglieder eingewilligt haben.

8. Den Sparten und Mitgliedern sind diese Daten im Rahmen ihrer Zuständigkeit und im Rahmen des internen EDV-Systems unter geschützter Zugangsberechtigung zugänglich.

9. Der Helmstedter Tennis-Vereins e.V. und seine Sparten informieren die Medien über Sportereignisse und andere für die Öffentlichkeit wichtige Ereignisse. Diese Informationen werden auch auf ihren Internetseiten veröffentlicht. Dabei können neben den genannten Daten auch Personen bezogene Daten von Vereins-/Abteilungsangehörigen (Namen, Vornamen, Jahrgang, Platzierungen und andere Spiel-ergebnisse) veröffentlicht werden. Dies schließt die Veröffentlichung Ereignis bezogener Fotos und Bilder unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben ein.

10. Jeder Betroffene hat nach Maßgabe der Bestimmungen des BDSG das Recht auf:

• Auskunft zu den zu seiner Person gespeicherten Daten,
• Berichtigung über die zu seiner Person gespeicherten Daten,
• Sperrung der zu seiner Person gespeicherten Daten und
• Löschung der zu seiner Person gespeicherten Daten.

11. Der Verein stellt sicher, dass Mitgliederdaten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der unbefugten Kenntnisnahme durch Dritte geschützt sind und ausschließlich die zuständigen Stellen Zugriff auf Mitgliederdaten haben. Dies gilt entsprechend, wenn der Verein ein Tennis-Informationssystem gemeinsam mit dem DTB oder anderen Verbänden oder durch beauftragte Dritte betreibt.

12. Beim Austritt eines Mitgliedes werden alle Vereinsdaten gelöscht. Steuerrelevante Daten werden nach den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Austrittsbestätigung durch den Helmstedter Tennis-Vereins e.V. aufbewahrt.

13. Verantwortlich für die Datenerhebung und Verarbeitung ist der jeweilige Vorstand sowie Spartenvorstand. Er ist im Rahmen seiner Funktion zu Verschwiegenheit gegenüber jedermann verpflichtet.

14. Die Weitergabe der Daten ist an Dritte außerhalb der satzungsgemäßen Zwecke ist nicht zulässig.

15. Die Weitergabe der Daten an Dachorganisationen (Bundes- oder Landesverband) ist ausdrücklich zulässig

16. Zuständigkeiten:

• Mitgliederverwaltung: 1. Vorsitzender und Kassenwart
• Personalverwaltung: 1. Vorsitzender, Kassenwart und Steuerberater
• Bankeinzüge: 1. Vorsitzender und Kassenwart
• Meldungen an Dachverbände in Mitgliederangelegenheiten: 1. Vorsitzender und Kassenwart
• Meldungen Spielergebnisse (NuLiga): Sportwart
• Internetauftritt: Verweis auf Disclaimer
• Öffentlichkeitsarbeit: Sportwart
• Programmverwaltung eBusy/ Hallenbuchungssystem: Sportwart, 2. Vorsitzender

DSGVO Infoblatt

Merkblatt Helmstedter Tennis-Verein e.V.

Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO

Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Helmstedter Tennis-Verein e.V
Magdeburger Tor 16a
38350 Helmstedt

gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB

Peter Schinnerling
Pottkuhlenweg 15
38350 Helmstedt
1. Vorsitzender

Carolin Segebarth
Dr. Heinrich Jasper Str. 15a
38350 Helmstedt
2. Vorsitzende

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten/der Datenschutzbeauftragten:
-entfällt-

3. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

• Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes).
• Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände an diese weitergeleitet.
• Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.

4. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

• Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände.
• Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
• Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.

5. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

• Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb der Landesfachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen Landesfachverband weitergegeben.
• Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an das Bankinstitut Volksbank e.G weitergeleitet.
• Es bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung mit der pro-WINNER GmbH, Stuttgart, zwecks Nutzung der Software zur Mitgliederverwaltung (online) sowie mit produktive web, Gärtringen, zwecks Nutzung der Software eBusy, Platzverwaltung Tennishalle.

6. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:

• Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
• Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
• Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.
• Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.

7. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

8. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.


Ende der Informationspflicht