Grundsätze der Datenerhebung und Datenverarbeitung (Datenschutz)
Im Helmstedter Tennis-Verein e.V.


1. Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Helmstedter Tennis-Vereins e.V. werden unter Beachtung der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten der Mitglieder des Helmstedter Tennis-Vereins e.V., d.h. Vereins-Ansprechpartner und Mitgliederdaten erhoben, gespeichert, verarbeitet genutzt und übermittelt.

2. Insbesondere werden durch den Helmstedter Tennis-Verein e.V. folgende personenbezogene Daten von Mitgliedern (Mitgliederdaten) erhoben, gespeichert, verarbeitet, genutzt und übermittelt:
  • Name, Vorname,
  • Geschlecht
  • Anschrift,
  • Funktionen im Verein,
  • Geburtsdaten,
  • Beruf (für Zwecke von internen Arbeitseinsätzen)
  • Spartenmitgliedschaft
  • Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse
  • Bankverbindung
  • Datum des Vereinsbeitritts

3. Jedem Vereins-Mitglied ist eine Vereinsnummer zugeordnet.

4. Die Datenerhebung, Speicherung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung dient auschließlich der Mitgliederverwaltung, der Einziehung von Vereinsbeiträgen sowie der der Zustellung von Einladungen, Rundschreiben und ähnlichen Mitteilungen.

5. Zugang zu Mitgliederdaten erhalten nur Personen, die im Helmstedter Tennis-Vereins e.V. eine Vorstands-Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Der Zugang ist auf die Mitgliederdaten beschränkt, deren Kenntnis für die Ausübung dieser Funktion erforderlich ist.

6. Der Helmstedter Tennis-Vereins e.V. kann die zur Ermöglichung des Spielbetriebs erforderlichen Mitgliederdaten (insbes. Vorname, Name, Geschlecht, Geburtsjahr, Vereins-, Verbandszugehörigkeit, Mannschaft, Spiel- und Wettkampfergebnisse, Rangliste) in zentralen Tennis-Informationssystemen (z.B. nuLiga) einstellen und veröffentlichen. Solche Informationssysteme können in Übereinstimmung mit den Vorgaben des BDSG von den Verbänden oder dem Deutschen Tennis Bund selbstständig oder in Kooperation sowie durch beauftragte Dritte betrieben werden.

7. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehenden Speicherung, Verarbeitung, Nutzung oder Übermittlung personenbezogener Daten ist dem Helmstedter Tennis-Vereins e.V. erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet oder berechtigt ist oder die betroffenen Mitglieder eingewilligt haben.

8. Den Sparten und Mitgliedern sind diese Daten im Rahmen ihrer Zuständigkeit und im Rahmen des internen EDV-Systems unter geschützter Zugangsberechtigung zugänglich.

9. Der Helmstedter Tennis-Vereins e.V. und seine Sparten informieren die Medien über Sportereignisse und andere für die Öffentlichkeit wichtige Ereignisse. Diese Informationen werden auch auf ihren Internetseiten veröffentlicht. Dabei können neben den genannten Daten auch Personen bezogene Daten von Vereins-/Abteilungsangehörigen (Namen, Vornamen, Jahrgang, Platzierungen und andere Spiel-ergebnisse) veröffentlicht werden. Dies schließt die Veröffentlichung Ereignis bezogener Fotos und Bilder unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben ein.

10. Jeder Betroffene hat nach Maßgabe der Bestimmungen des BDSG das Recht auf:
  • Auskunft zu den zu seiner Person gespeicherten Daten,
  • Berichtigung über die zu seiner Person gespeicherten Daten,
  • Sperrung der zu seiner Person gespeicherten Daten und
  • Löschung der zu seiner Person gespeicherten Daten.

11. Der Verein stellt sicher, dass Mitgliederdaten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der unbefugten Kenntnisnahme durch Dritte geschützt sind und ausschließlich die zuständigen Stellen Zugriff auf Mitgliederdaten haben. Dies gilt entsprechend, wenn der Verein ein Tennis-Informationssystem gemeinsam mit dem DTB oder anderen Verbänden oder durch beauftragte Dritte betreibt.

12. Beim Austritt eines Mitgliedes werden alle Vereinsdaten gelöscht. Steuerrelevante Daten werden nach den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Austrittsbestätigung durch den Helmstedter Tennis-Vereins e.V. aufbewahrt.

13. Verantwortlich für die Datenerhebung und Verarbeitung ist der jeweilige Vorstand sowie Spartenvorstand. Er ist im Rahmen seiner Funktion zu Verschwiegenheit gegenüber jedermann verpflichtet.

14. Die Weitergabe der Daten ist an Dritte außerhalb der satzungsgemäßen Zwecke ist nicht zulässig.

15. Die Weitergabe der Daten an Dachorganisationen (Bundes- oder Landesverband) ist ausdrücklich zulässig

16. Zuständigkeiten:
  • Mitgliederverwaltung: 1. Vorsitzender und Kassenwart
  • Personalverwaltung: 1. Vorsitzender, Kassenwart und Steuerberater
  • Bankeinzüge: 1. Vorsitzender und Kassenwart
  • Meldungen an Dachverbände in Mitgliederangelegenheiten: 1. Vorsitzender und Kassenwart
  • Meldungen Spielergebnisse (NuLiga): Sportwart
  • Internetauftritt: Verweis auf Disclaimer
  • Öffentlichkeitsarbeit: Sportwart
  • Programmverwaltung eBusy/ Hallenbuchungssystem: Sportwart, 2. Vorsitzender